Beleidsplan SMHO 2025–2027

Wereldsituatie dynamischer en kwetsbaarder dan ooit.

De mondiale verhoudingen hebben een grote vlucht genomen. Snel na de oprichting in 1989 van SMHO, de Limburgse stichting Sociaal-Medische Hulpverlening aan Oost-Europa, wijzigden de Oost-West betrekkingen met alsmaar wijzigende verhoudingen, geo-politieke gevolgen en hulpvragen.

Meer recente gebeurtenissen wierpen donkere schaduwen op het toekomstperspectief van talloze burgers in Oost-Europa. SMHO voelt zich meer dan ooit verbonden met én verantwoordelijk voor de medemens in nood!

Focus op meest urgente noden.

SMHO, vanuit historisch perspectief meer dan ooit betrokken bij Oost-Europa. Sterk geconcentreerd op een op maat gesneden hulpverlening aan landen getroffen door oorlog, geweld, onrust, armoede en isolatie. Dat vereist van jaar tot jaar herbezinning op kernactiviteiten en daarbij behorende prioritering. Lag de nadruk aanvankelijk op het bieden van hulp aan landen als Polen en Roemenië, medio 2024, is overduidelijk, dat we vooral moeten inzetten op de landen Oekraïne, Moldavië en Bulgarije.

Functie en Doel Beleidsplan.

Het SMHO-beleidsplan biedt vormt een ondersteunend instrument om gestelde doelen te verwezenlijken. SMHO volgt de wereldontwikkelingen, heeft constant overzicht over ter beschikking staande middelen en ergste noden in Oost-Europa en past plannen zonodig aan. We toetsen de werkzaamheden op doelgerichtheid, rechtmatigheid, integriteit én efficiency, waarbij onze visie en missie leidend zijn.

Het beleidsplan bevat vastgestelde doelstellingen: tijdens het beleidsjaar wordt onze beleidsinput getoetst aan de te verwachten beleidsoutput. Zonodig volgt bijstelling.

Bij de uitvoering van activiteiten is er ook voortdurende aandacht om een integere organisatie te zijn (vastgestelde gedragscodes, aanstelling integriteitscoördinator, integriteitsbewaking en reflectie zijn vast onderdeel van de cyclus van bestuursvergaderingen). We zijn bewust om waakzaam en transparant te blijven, zowel intern in de verhouding bestuur en vrijwilligers als ook extern in de verhouding met alle ondersteuners. Mensen met verschillende functionele verantwoordelijkheden moeten niet te kort, amicaal, ongecontroleerd met elkaar in verbinding zijn. We spreken elkaar zonodig aan. We willen betrouwbaarheid uitstralen naar elke samenwerkingspartner.

„I want to live in a place where strangers rush to help abroad people in need“

– Ian Mc Ewan

Begrippen

Beleidsplan: Beschrijving van de doelstellingen van de organisatie voor de komende 3 jaren.

Activiteiten: De uit te voeren programma’s en/of projecten die bijdragen aan het realiseren van de doelstelling van de organisatie.

Doelstelling(en): De resultaten die SMHO wil realiseren met haar activiteiten, waarmee zij uiteindelijk het hoofddoel bereikt.

Doelgroep: De mensen of sociaal-medische instellingen/organisaties in Oost-Europa waarvoor SMHO het hoofddoel wil bereiken.

Hoofddoel: De nagestreefde sociaal-medische verbetering (maatschappelijke impact) voor haar doelgroep op langere termijn, die SMHO uiteindelijk wil bereiken;

Bestuurder: Natuurlijke persoon of vertegenwoordiger van een rechtspersoon naar Nederlands recht, die onbezoldigd deel uitmaakt van het statutaire bestuursorgaan SMHO.

Vrijwilliger: Natuurlijke persoon die onbezoldigd en op vrijwillige basis medewerkt aan het bereiken van de hoofddoelstelling van SMHO.

ANBI: Een organisatie die door de belastingdienst is aangemerkt als algemeen nut beogende instelling.

Belanghebbende(n) Iedereen die een rechtstreeks belang heeft bij het werk van de organisatie.

Bestuursverslag: Document waarin het SMHO-bestuur schriftelijk verslag doet over de gang van zaken bij de organisatie en de resultaten van het door de organisatie gevoerde beleid.

Gedragscode: Een expliciete omschrijving van de waarden en normen en de gedragsregels die daaruit voorvloeien. Belangrijke aandachtspunten:

Grensoverschrijdend gedrag (hieronder in elk geval Machtsmisbruik, Financiële schendingen en/of  Interpersoonlijke schendingen). Dit gedrag kan betrekking hebben op zowel de interne organisatie als de doelgroep en andere stakeholders.

Jaarcijfers: Minimaal een balans en een staat van baten en lasten.

Jaarrekening: De enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit de balans en de winsten-verliesrekening met de toelichting, en de geconsolideerde jaarrekening.

Bestuurlijke Verslaggeving: Het bestuursverslag, de jaarrekening en de daarbij afgegeven verklaring. Klacht: Een schriftelijke uiting van een ervaren onbehoorlijkheid die betrekking heeft op werkzaamheden of uitingen van de organisatie.

Openbaar maken: Openbaar bekend maken aan het publiek via de eigen website of via een andere voor het publiek toegankelijk publiek medium (dag en weekbladen, social media).

De goede doelenorganisatie SMHO is:

een particuliere organisatie met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, met volledige rechtsbevoegdheid, zonder winstoogmerk, gevestigd in Nederland.

Integriteit.

De afgelopen tijd werd er serieus werk gemaakt van integriteitsbeleid.

Er werd een veilige omgeving gecreëerd voor melding en bespreking van eventuele misstanden. Er werd een integriteitscoördinator benoemd. Er werden in 2023 gedragscodes gewenst gedrag vastgesteld voor het bestuur en de vrijwilligers.

In de bestuurlijke bijeenkomsten vormt de stand van zaken met betrekking tot integriteit een regelmatig terugkerend agendapunt, met name uit een oogpunt van zelfreflectie en lering.

Net zoals in vele organisaties zal de aandacht voor en behandeling van het thema integriteitsbeleid nooit helemaal klaar zijn.

We beseffen maar al te goed dat we als hulpverleningsorganisatie, waaraan omvangrijke middelen worden toevertrouwd, van onszelf voortdurend aandacht moeten blijven vragen om zowel intern als ook extern een integere organisatie te zijn.

Dus leggen we ons binnen SMHO de verantwoordelijkheid op om waar dan ook, in welke positie dan ook zelf integer te blijven handelen, dit wil zeggen rechtmatig, zuiver, ethisch verantwoord en transparant.

Dat kan leiden tot een gewenste sfeer binnen de organisatie die uiteindelijk leidt tot (een vooruitzicht op) goed handelen.

We blijven integriteit regelmatig bespreken binnen het bestuur, ook in de wetenschap dat elke nieuwe vrijwilligers aan de poort in kennis wordt gebracht met de regels en houding die we binnen SMHO op het vlak van integriteit wensen te hanteren.

SMHO Visie

SMHO voelt zich van oudsher verbonden met Oost-Europa, in het bijzonder daar waar mensen lijden onder armoede, oorlog, onderdrukking, achterstelling, discriminatie, vervreemding, isolatie.

SMHO gelooft in verandering, omarmt kansen en brengt mensen uit Oost- en West-Europa in contact met elkaar.  SMHO wil een verbindende factor zijn tussen mensen en doet dat met maatschappelijke projecten die ertoe doen en via op maat gesneden hulp.

Dit zijn onze speerpunten: SMHO gaat over verbinden, verantwoordelijkheid nemen, enthousiasme, ontwikkeling, met passie voor Oost-Europa.

We hopen dat onze visie inspirerend zal zijn en blijven voor de komende jaren.  Zij geeft een ambitieus beeld van wat onze organisatie wil zijn/bereiken. We kijken er als SMHO mee naar de wereld van nu en de kansen in de nabije toekomst.

SMHO Missie

Onze missie is en blijft onveranderd voor de komende jaren: doelgerichte hulpverlenen aan de allerarmste mensen in Oost-Europa op sociaal en (para-)medisch gebied.

Hierbij staan bij SMHO Verbondenheid en Verantwoordelijkheid hoog in het vaandel. SMHO voelt zich verbonden en handelt er ook naar.

SMHO kan niet lijdzaam toezien, werkt met meer dan 30 vrijwilligers aan het lenigen van noden elders.

Onze missie definieert de identiteit en koers van een organisatie. Door middel van onze missie geven we aan wie we zijn, wat SMHO doet en wat we willen bereiken. Onze missie is tijdloos, maar wel toe te passen op dit moment. En voor meerdere jaren. Onze missie staat dus, in tegenstelling tot een visie, niet voortdurend ter discussie.

Vanuit haar missie biedt SMHO vanuit Meerssen doelgerichte structurele hulpverlening aan behoeftigen elders in Europa. Ons verhaal is dat we mensen in Nederland én Oost-Europa betrekken door te inspireren, motiveren, activeren en delen.

Uitvoering van de missie.

Ook in 2024, 2025 en 2026 zullen we hulp verlenen aan ziekenhuizen, instellingen voor meervoudig gehandicapten, kindertehuizen, opvang daklozen, warme maaltijdvoorzieningen  en scholen. Maar we leveren ook ervaringsadviezen en verbinden netwerken.

Onze inzet kan evenwel nooit inhouden dat alle hulpvragen meteen of geheel kunnen worden ingewilligd.

Bestuurlijk blijven we gelet op de geo-politieke verhoudingen voortdurend keuzes maken door prioritering van kernacties.

Doelstelling

SMHO heeft als goede-doelen-organisatie als hoofddoel het bereiken van een medisch-maatschappelijke verbetering op de lange termijn, teweeggebracht bij hulpbehoevende mensen, instellingen en organisaties in Oost-Europa.

Er is geen winstoogmerk en we doen voor de realisatie van de doelstellingen een beroep op de steun van het publiek door kledinginzameling, werving van geld, vrijwilligers en/of goederen, dan wel op andere organisaties die geld, arbeid en/of goederen ter beschikking stellen.

Bestuurlijke Doelstelling.

SMHO heeft samen met de partners in Nederland, Belgie en in de landen van hulpverlening aandachtsvelden gekozen die voor 2024, 2025 en 2026 het meest dringend en noodzakelijk zullen zijn.

Dat betreft keuze uit de thema’s gezondheidszorg, jeugd, senioren, vrije tijd, zelfhulp, natuur en milieu, onderwijs, communicatie, voeding, vervoer enzovoorts.

Doelstellingen zijn tastbare resultaten die we nastreven om de missie en visie van SMHO te verwezenlijken. Om doelstellingen te kunnen halen moeten we ze SMART maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Hoe willen we de realisering van SMHO-visie doen welslagen?

SMHO heeft actueel beleid vastgesteld, werkt op basis van jaarlijkse werkbezoeken op een jaarbegroting, werkt met een onafhankelijk bestuur (bestaande uit minstens 8 leden en bestuurt het goede doel los van zakelijke belangen, familiebanden of connecties met andere organisaties).

SMHO streeft naar transparantie en controle van de jaarverslaggeving (financiële jaarrekening en bestuursverslag voldoen aan officiële verslaggevingsrichtlijnen).

Op onze website zijn we transparant door publicatie van thema’s als beleidsplan, statuten, projectresultaten en jaarverslaggeving.

•  SMHO kiest samen met de partners in de landen van hulpverlening aandachtsvelden die op dat moment noodzakelijk zijn. Gekozen kan worden uit de thema’s gezondheidszorg, jeugd, senioren, vrije tijd, zelfhulp, natuur en milieu, onderwijs, communicatie, voeding, vervoer enzovoorts. De prioritering van keuzethema’s is bepalend voor projecten die SMHO in dat jaar oppakt.
• Elk SMHO-project met een waarde van 10.000 euro of hoger per jaar wordt minimaal één keer per kalenderjaar bezocht door een SMHO-delegatie.
• Het SMHO-bestuur formuleert uiterlijk in december de concrete plannen en begroting voor het daaropvolgende kalenderjaar, dit met name op basis van de gesprekken tijdens werkbezoeken.
• SMHO focust op in tijd afgebakende projecten, die niet beroepsmatig gecoördineerd worden, en zichtbare, meetbare resultaten opleveren.
• SMHO brengt lopende projecten duidelijk in kaart en kijkt of er gaande het project bijstellingen in de doelstellingen nodig zijn.
• Het SMHO-bestuur vergadert minimaal acht keer per kalenderjaar en de bestuursleden krijgen minimaal vijf dagen voorafgaand de benodigde vergaderstukken. Van elke vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt.
• SMHO organiseert elk jaar in september een dag om alle vrijwilligers te danken voor hun inzet.
• SMHO heeft het CBF-keurmerk (Centraal Bureau Fondsenwerving) in bezit en wil dit in bezit houden. SMHO besteedt haar baten conform de CBF-normen en houdt rekening met CBF-erkenningsregeling bij de opzet van bestuurlijk beleid en beleidsrapportage.

Hoe gaan we onze doelen bereiken?

• Financiële opbrengsten uit SMHO-kledinginzameling en donaties worden gebruikt voor microprojecten die gedragen worden door de lokale Oost-Europese bevolking, in samenspraak met de regionale en lokale overheden. SMHO reageert tijdig op concrete hulpaanvragen en dringt geen hulp op.
• SMHO is activerend. Ze draagt uit dat de participatie van burgers in Oost-Europa essentieel is voor het slagen van hulpprojecten. SMHO-projecten staan midden in de samenleving. SMHO zorgt ervoor dat projecten waar mogelijk en nodig ook materieel worden gesteund.
• SMHO verwacht van hulpontvangers een actieve, gefundeerde, schriftelijke, transparante, correcte terugkoppeling over de projecten. Deze zelfevaluatie is een verplicht onderdeel van projecten en kan in hun eigen taal worden geformuleerd maar bij voorkeur in het Engels of Duits. De terugkoppeling van lopende projecten gebeurt minimaal één keer per kwartaal (via e-mail, Whatsapp) met als doel om vanuit SMHO te kunnen adviseren en daarmee projecten een versnelling hoger of lager te schakelen. SMHO verplicht zich om deze feedback te gebruiken om donateurs en sponsoren in het algemeen en Meerssenaren in het bijzonder te informeren over de stand van zaken van de projecten, bijvoorbeeld via de website van SMHO, social media en plaatselijke bladen.
• SMHO is een reizende organisatie: we trachten zo veel mogelijk projecten te ondersteunen door een bezoek ter plekke en contact te houden met de verantwoordelijken van projecten.
• SMHO gelooft in gedreven vrijwilligerswerk om alle doelen uit te werken. SMHO faciliteert verenigingswerk en communiceert actief met de achterban en met inwoners van Meerssen over de voortgang van projecten.
• SMHO blijft continue op zoek naar nieuwe inkomstenbronnen, bijvoorbeeld via sponsoring, giften of subsidies.
• SMHO werkt voor 100% met vrijwilligers. Hun inzet is niet geheel vrijblijvend, dus vanuit vrijwilliger en bestuur wordt vastgelegd wat men van elkaar mag verwachten.

Welke maatregelen moeten we nemen?

• SMHO-projecten zijn vooral gericht op kwetsbaren / zwakkeren in de samenleving. SMHO zorgt ervoor dat de focus daarop blijft domineren.
• Projecten van SMHO zijn zo opgezet dat de successen ervan op veel vlakken meetbaar zijn, bijvoorbeeld financieel, inhoudelijk en organisatorisch. SMHO zorgt ervoor dat projecten onderscheidend zijn.
• SMHO kiest voor duidelijk afgebakende takenpakketten voor haar bestuursleden.
• SMHO koppelt regelmatig op haar internetsite terug over de voortgang van lopende projecten. Mensen zijn steeds meer belevingsgericht: jonge gevers hebben vaak minder binding met een organisatie en meer ‘feeling’ met korte, concrete projecten waarover via internet wordt gecommuniceerd.
• SMHO schakelt ook vaker dan tot nu toe gebeurde de lokale gedrukte pers in, bijvoorbeeld via het weekblad de Geulbode. Doel daarvan is om SMHO bij Meerssenaren op het netvlies te brengen en te houden.
• SMHO maakt met hulpontvangers en projectverantwoordelijken duidelijke afspraken over het beëindigen van projecten.
• SMHO moet rekening houden met het veranderende geefgedrag van mensen. Er wordt nog altijd veel kleding aan SMHO afgestaan, maar de kwaliteit ervan staat onder druk. Steeds vaker worden de kledingcontainers letterlijk gezien als afvalcontainers. SMHO moet kijken naar manieren om dat geefgedrag bij te sturen.
• SMHO steunt educatieve, gemeenschapsvormende en sociaal-culturele activiteiten door een laagdrempelige instap bij projecten en het actief begeleiden en adviseren van deelnemers daaraan.
• SMHO is trots op de projecten die zij steunt. Trots op eigen prestaties, trots op elkaar.
• SMHO draagt uit open te staan voor deelname van Oost-Europeanen die vanuit Limburg actief willen zijn in SMHO-projecten.

Hoe zorgen we ervoor dat wij voortdurend leren?

• SMHO kiest voor strategische samenwerking met gelijkaardige organisaties in de Euregio zoals ADR Vlaanderen, Limpro België en Came Care Houthalen. Zij richt zich op permanente educatie om kennis en expertise rond de hulpverleningsprojecten te vergroten.
• SMHO maakt jaarlijks een analyse van alle projecten en koppelt daarover terug in haar bestuursvergaderingen, waarbij ook verbeteringen worden voorgedragen.
• SMHO reflecteert in bestuursvergaderingen op het gedrag van bestuurders en vrijwilligers aangaande handhaving normen voor integriteit.

Tenslotte.

Dit beleidsplan geeft het bestuur voldoende sturingsmogelijkheden om onze missie, visie en doelstellingen uit te voeren. Wij dragen zorg om dit aan onze vele vrijwilligers en derden belangstellenden over te brengen. Om dit kracht bij te zetten nodigen wij vrijwilligers en sponsors uit deel te nemen aan onze jaarlijkse werkbezoeken ter ondersteuning en daadwerkelijke beleving van hun bijdrage.

Stichting SMHO viert in 2024 haar 35-jarig bestaan. Zij is in al de jaren gegroeid, mede dankzij regionaal verkregen bekendheid en biedt steeds meer hulp. Wij vinden het belangrijk om deze groei in stand te houden, zowel in het aantal vrijwilligers en sponsoren maar ook in uitbreiding het aantal projecten.

Duur en focus

Dit beleidsplan is voor de duur van drie jaren (2025 – 2027) in onze vergadering van 5 juni 2025 behandeld en vastgesteld.

Prioritaire aandachtsvelden zijn de gezondheidszorg, ouderenzorg, jeugd en thuis en daklozen.

De focus is en blijft sterk gericht op de ondersteuning van vluchtelingen uit Oekraïne, met name in Moldavië. Daarnaast wordt de hulp aan ziekenhuizen in zowel Oekraïne, Moldavië en Bulgarije steeds essentiëler en omvangrijker.