Over SMHO → Beleidsplan
Beleidsplan SMHO (april 2022-2024)
Het beleidsplan van de Stichting Sociaal-Medische Hulpverlening aan Oost-Europa, kortweg SMHO, wil sturing geven aan onze organisatie die de werkzaamheden verricht gekoppeld aan een missie en visie. Die worden met dit plan vertaald in doelstellingen. In het beleidsplan omschrijven we als SMHO-bestuur hoe we de beschikbare mensen en middelen inzetten om onze doelstellingen te realiseren.
Missie
Een missie definieert het bestaansrecht en identiteit van een organisatie. Door middel van onze missie geven we aan wie we zijn, wat SMHO doet en wat we willen bereiken. Onze missie is tijdloos, maar wel toe te passen op dit moment. Een missie staat dus, in tegenstelling tot een visie, niet voortdurend ter discussie.
SMHO biedt vanuit Meerssen structurele hulpverlening op sociaal en medisch gebied, in de ruimste zin van het woord, aan Oost-Europa. Ons verhaal is dat we mensen betrekken door te inspireren, motiveren, activeren en delen.
Visie
Een visie is inspirerend. Een visie geeft een ambitieus beeld van wat onze organisatie wil zijn. We kijken er als SMHO mee naar de wereld van nu en de kansen in de toekomst en beschrijven de gewenste droomsituatie.
SMHO gelooft in verandering, omarmt kansen en brengt mensen uit Oost- en West-Europa in contact met elkaar. SMHO wil een verbindende factor zijn tussen mensen en doet dat met maatschappelijke projecten die ertoe doen en via op maat gesneden hulp. Bestuursleden en vrijwilligers van SMHO zijn aanpakkers.
Dit zijn onze speerpunten: SMHO gaat over verbinden, enthousiasme, ontwikkeling, met passie voor Oost-Europa.
Doelstelling
Doelstellingen zijn tastbare resultaten die we nastreven om de missie en visie van SMHO te verwezenlijken. Om doelstellingen te kunnen halen moeten we ze SMART maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
– SMHO kiest samen met de partners in de landen van hulpverlening aandachtsvelden die op dat moment noodzakelijk is. Gekozen kan worden uit de thema’s gezondheidszorg, jeugd, toerisme, senioren, vrije tijd, zelfhulp, afval, natuur en milieu, onderwijs, communicatie, voeding, vervoer enzovoorts. Dat thema is bepalend voor projecten die SMHO in dat jaar oppakt.
– Elk SMHO-project met een waarde van 10.000 euro of hoger per jaar wordt minimaal één keer per kalenderjaar bezocht door een SMHO-delegatie.
– Het SMHO-bestuur formuleert uiterlijk in december de concrete plannen en begroting voor het daaropvolgende kalenderjaar.
– SMHO focust op in tijd afgebakende projecten, die niet beroepsmatig gecoördineerd worden, en zichtbare, meetbare resultaten opleveren.
– SMHO brengt lopende projecten duidelijk in kaart en kijkt of er gaande het project bijstellingen in de scope nodig zijn.
– Het SMHO-bestuur vergadert minimaal acht keer per kalenderjaar en de bestuursleden krijgen minimaal vijf dagen voorafgaand de benodigde vergaderstukken. Van elke vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt.
– SMHO organiseert elk jaar in september een dag om alle vrijwilligers te danken voor hun inzet.
– SMHO heeft het CBF-keurmerk (Centraal Bureau Fondsenwerving) in bezit en wil dit in bezit houden.
– SMHO besteedt haar baten conform de CBF-normen.
Strategisch plan
Het strategisch plan beschrijft hoe we de doelstellingen gaan bereiken. Het plan geeft een samenhang aan voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn. Op eenmaal genomen beslissingen kunnen we in veel gevallen niet eenvoudig terugkomen. Een strategisch plan heeft veel voordelen, zoals een betere coördinatie en resultaatnormen voor controle, het tijdig voorzien van veranderingen en de overdraagbaarheid van alles waar we als SMHO voor staan.
Hoe gaan we onze resultaten bereiken?
– Financiële opbrengsten uit SMHO-kledinginzameling en donaties worden gebruikt voor microprojecten die gedragen worden door de lokale Oost-Europese bevolking, in samenspraak met de regionale en lokale overheden.
– SMHO reageert op concrete hulpaanvragen en dringt geen hulp op.
– SMHO is activerend. Ze draagt uit dat de participatie van burgers essentieel is voor het slagen van hulpprojecten. SMHO-projecten staan midden in de samenleving.
– SMHO zorgt ervoor dat projecten waar mogelijk en nodig ook materieel worden gesteund.
– SMHO verwacht van hulpontvangers een actieve, gefundeerde, schriftelijke, transparante, correcte terugkoppeling over de projecten. Deze zelfevaluatie is een verplicht onderdeel van projecten en kan in hun eigen taal worden geformuleerd maar bij voorkeur in het Engels of Duits. De terugkoppeling van lopende projecten gebeurt minimaal één keer per kwartaal, met als doel om vanuit SMHO te kunnen adviseren en daarmee projecten een versnelling hoger of lager te schakelen. SMHO verplicht zich om deze feedback te gebruiken om donateurs en sponsoren in het algemeen en Meerssenaren in het bijzonder te informeren over de stand van zaken van de projecten, bijvoorbeeld via de website van SMHO en plaatselijke bladen.
– SMHO is een reizende organisatie: we trachten zo veel mogelijk projecten te ondersteunen door een bezoek ter plekke en contact te houden met de verantwoordelijken van projecten.
Op welke manieren is het mogelijk om onze doelen te realiseren?
– SMHO gelooft in gedreven vrijwilligerswerk om alle doelen uit te werken. SMHO faciliteert verenigingswerk en communiceert actief met de achterban en met inwoners van Meerssen over de voortgang van projecten.
– SMHO gaat actief op zoek naar nieuwe inkomstenbronnen, bijvoorbeeld via sponsoring, giften of subsidies.
– SMHO werkt voor 100% met vrijwilligers. Hun inzet is niet geheel vrijblijvend, dus vanuit vrijwilliger en bestuur wordt vastgelegd wat men van elkaar mag verwachten.
Welke maatregelen moeten we nemen?
– SMHO-projecten zijn vooral gericht op zwakkeren in de samenleving. SMHO zorgt ervoor dat de focus daarop blijft domineren.
– Projecten van SMHO zijn zo opgezet dat de successen ervan op veel vlakken meetbaar zijn, bijvoorbeeld financieel, inhoudelijk en organisatorisch.
– SMHO zorgt ervoor dat projecten onderscheidend zijn.
– SMHO kiest voor duidelijk afgebakende takenpakketten voor haar bestuursleden.
– SMHO koppelt regelmatig op haar internetsite terug over de voortgang van lopende projecten. Mensen zijn steeds meer belevingsgericht: jonge gevers hebben vaak minder binding met een organisatie en meer ‘feeling’ met korte, concrete projecten waarover via internet wordt gecommuniceerd.
– SMHO schakelt ook vaker dan tot nu toe gebeurde de lokale gedrukte pers in, bijvoorbeeld via het weekblad de Geulbode. Doel daarvan is om SMHO bij Meerssenaren op het netvlies te brengen en te houden.
– SMHO maakt met hulpontvangers en projectverantwoordelijken duidelijke afspraken over het beëindigen van projecten.
– SMHO moet rekening houden met het veranderende geefgedrag van mensen. Er wordt nog altijd veel kleding aan SMHO afgestaan, maar de kwaliteit ervan staat onder druk. Steeds vaker worden de kledingcontainers letterlijk gezien als afvalcontainers. SMHO moet kijken naar manieren om dat geefgedrag bij te sturen.
Op welke manier willen we dit uitdragen?
– SMHO steunt educatieve, gemeenschapsvormende en sociaal-culturele activiteiten door een laagdrempelige instap bij projecten en het actief begeleiden en adviseren van deelnemers daaraan.
– SMHO is trots op de projecten die zij steunt. Trots op eigen prestaties, trots op elkaar.
– SMHO draagt uit open te staan voor deelname van Oost-Europeanen die vanuit Limburg actief willen zijn in SMHO-projecten.
Hoe zorgen we ervoor dat wij voortdurend leren?
– SMHO kiest voor strategische samenwerking met gelijkaardige organisaties in de Euregio zolas ADR Vlaanderen, Limpro België en CameCare Houthalen. Zij richt zich op permanente educatie om kennis en expertise rond de hulpverleningsprojecten te vergroten.
– SMHO maakt jaarlijks een analyse van alle projecten en koppelt daarover terug in haar bestuursvergaderingen, waarbij ook verbeteringen worden voorgedragen.
